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Parcours et démarches

Départ d’un collaborateur : fermer tous les accès sans perdre les dossiers

Pour qui : Responsable de cabinet avant le départ d’un collaborateur.

Recherche documentaire du8 novembre 2026. Aucun logiciel ni assistant testé.

Notre avis

Préparez le départ comme une fermeture d’accès, pas comme un effacement de dossiers. Nous demandons une date, un responsable et une vérification sur chaque outil utilisé. Désactiver le compte du logiciel principal ne prouve pas que les accès aux autres services sont fermés.

Dans l’ordre

  1. Reprendre les tâches
  2. Révoquer à la bonne date
  3. Contrôler les accès restants

Pourquoi

  • La désactivation d’un compte ne décrit pas les autres connexions.
  • Les données et leur auteur doivent rester compréhensibles.

Ce qui change le choix

Une absence temporaire ne justifie pas de supprimer le dossier ou l’identité du collaborateur : suspendre les accès selon la période et conserver la traçabilité.

Distinguer ce que la personne a produit et ce qu’elle peut encore consulter

Les dossiers doivent rester utilisables par les personnes habilitées après le départ. Demandez au fournisseur ce qui arrive à l’historique d’un compte désactivé : nom de l’auteur, notes en cours, tâches attribuées et documents signés. Ne choisissez pas l’effacement d’un utilisateur uniquement pour libérer une licence si cela rend ses actions incompréhensibles.

La CNIL recommande de retirer les permissions dès qu’une personne n’est plus habilitée et de formaliser les arrivées, changements de fonction et départs. Ce principe ne signifie pas supprimer toutes les données auxquelles elle a contribué.

Parcourir les accès qui ne portent pas le même nom

À partir des outils réellement utilisés, listez le logiciel de cabinet, la messagerie, l’assistant, l’agenda, les appareils et les éventuels accès distants. Pour chacun, demandez si la coupure ferme aussi les sessions déjà ouvertes, les applications liées et les délégations. Notez les réponses inconnues : ne les transformez pas en accès révoqués.

Notre méthode est de travailler depuis la liste des tâches de la personne, puis de rapprocher cette liste de celle des comptes. Une seule adresse professionnelle peut masquer plusieurs accès ; inversement, fermer une boîte partagée sans succession peut interrompre le travail de toute l’équipe.

Une clôture en trois décisions

Avant le dernier jour, attribuez les tâches et documents en attente. À la date prévue, faites exécuter les révocations par les administrateurs concernés. Après cette date, vérifiez le résultat depuis les outils d’administration disponibles, sans demander à l’ancien collaborateur de vous communiquer ses secrets personnels.

Pour un congé ou une absence temporaire, une suspension limitée peut être préférable à une suppression. Pour un départ conflictuel ou un compte suspect, faites adapter immédiatement le calendrier par les personnes responsables de la sécurité. L’objectif demeure le même : aucun accès inutile et aucune perte de traçabilité.

Limites

Grille d’achat et d’organisation du cabinet, sans conseil de soins, audit de sécurité ni avis juridique individuel. Les capacités des logiciels ne sont pas présumées.

Prochaine action

Préparez une fiche de départ avec outil, responsable, date de coupure et résultat vérifié, en séparant accès et conservation des dossiers.

Preuves et sources

Ce qui relève d’un fait lu, d’une déclaration, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Notre méthode

  • Fait lu. La CNIL recommande de supprimer les permissions lorsqu’une personne n’est plus habilitée et d’établir des procédures de départ ou de changement d’affectation.

    Relevé du 8 novembre 2026.

  • Notre méthode. La revue des outils, sessions et délégations est notre procédure proposée, à adapter aux fonctions documentées de chaque service.

    Daté du 8 novembre 2026.